Digitales Vereinspaket — Leistungen und Preise

Ausgangslage

Kommt euch das bekannt vor?

Vier Dinge, die mir in fast jedem Verein begegnen.

Die Website pflegt niemand mehr Erstellt vor Jahren von einem Mitglied, das inzwischen nicht mehr im Verein ist. Die letzte Meldung ist von 2021.
Interne Kommunikation läuft über private WhatsApp-Gruppen Wer nicht dabei ist, bekommt nichts mit. Datenschutz ist ein Thema, das niemand ansprechen möchte.
Der Newsletter kostet monatlich Geld Ein Abo-Dienst mit Kontaktlimit, das mit jedem neuen Mitglied teurer wird.
Bei jedem Vorstandswechsel geht Wissen verloren Zugänge, Passwörter, Verträge — irgendwo, bei irgendwem.

Also sucht ihr eine Agentur

Die baut ein WordPress mit Premium-Theme und zehn Plugins. Kostet einen vierstelligen Betrag, sieht gut aus — bis zum ersten Update. Dann geht ein Plugin kaputt, die Seite ist weiß, und niemand im Team kann das beheben. Dazu kommen die laufenden Posten: Newsletter-Dienst, Cloud-Speicher, Wartungsvertrag. Nach ein paar Jahren ist mehr für die Pflege bezahlt als für den Aufbau.

Das Problem ist nicht euer Verein. Das Problem ist, dass die meisten digitalen Lösungen nicht für ehrenamtliche Organisationen gebaut sind.

Leistungen

Was eingerichtet wird

Website mit Admin-Panel

Eine schlanke, schnelle Website nach euren Vorgaben — auf allen Geräten nutzbar und barrierearm gestaltet. Über einen geschützten Login pflegt das Team Texte, Bilder und Meldungen selbst.

Seitenstruktur nach eurem Bedarf
Login mit verschlüsselten Passwörtern und Schutz gegen automatisierte Angriffe
Mehrere Redaktionszugänge möglich
Bei jeder Änderung wird automatisch eine Sicherungskopie angelegt — ein versehentlich gelöschter Eintrag lässt sich wiederherstellen

Veranstaltungskalender

Termine einmal eintragen — sie erscheinen automatisch auf der Startseite und in der Terminübersicht. Mit Detailseite, Bildern, Ablaufplan und Dateien zum Herunterladen. Ob Mitgliederversammlung, Workshop, Aufführung oder Tag der offenen Tür.

Newsletter und Mailinglisten

Zwei getrennte Verteiler: einer öffentlich für Interessierte, einer intern für Mitglieder. Verschickt wird per normaler E-Mail — kein Abo-Dienst, keine Obergrenze bei den Empfängern.

Anmeldung über die Website mit doppelter Bestätigung
Jede Einwilligung wird nachweisbar festgehalten: Zeitpunkt, Formular und der Wortlaut, dem zugestimmt wurde
Abmeldung jederzeit über einen Link in jeder Mail
Adressverwaltung direkt im Admin-Panel
Weitere Listen für Arbeitsgruppen möglich

Die Nachweispflicht nach Art. 7 DSGVO ist der Punkt, an dem selbstgebaute Verteiler meistens scheitern. Hier ist er von Anfang an mitgedacht — falls jemand fragt „wo soll ich zugestimmt haben?", lässt sich das beantworten.

Community-Plattform (optional)

Ein geschützter Bereich für interne Absprachen: Beiträge, Arbeitsgruppen, Abstimmungen, Dateiaustausch, Suchfunktion und Archiv. Gedacht als Ersatz für private WhatsApp-Gruppen, in denen nichts wiederzufinden ist und niemand den Überblick behält.

Eigene Cloud (optional)

Ein gemeinsamer Ablageort für Protokolle, Fotos, Verträge und Notenmaterial — mit Ordnern und Zugriffsrechten pro Gruppe. Zwei Wege stehen zur Wahl, den Vergleich findet ihr weiter unten.

Mehrsprachigkeit und Leichte Sprache

Weitere Sprachfassungen und eine Version in Leichter Sprache, auch für von rechts nach links gelesene Schriften wie Arabisch oder Farsi. Eigener Abschnitt weiter unten.

Grundlegende Barrierefreiheit ist immer enthalten, nicht erst als Zusatz.

Spendenfunktion (optional)

Eine eigene Spendenseite, angebunden an betterplace.org, PayPal oder einfach mit der Bankverbindung des Vereins.

Schulung und Dokumentation

Eine Einweisung von 60 bis 90 Minuten für alle, die künftig Inhalte pflegen — online oder vor Ort. Dazu eine leicht verständliche schriftliche Anleitun , damit sich auch der nächste Vorstand zurechtfindet.

Passt auch für …

Der Bedarf ist fast überall derselbe: Termine, Mitteilungen, ein Verteiler, ein geschützter Bereich. Das Paket passt überall dort, wo Inhalte nicht täglich wechseln und niemand IT-Personal hat.

Chöre, Theater und Orchester
Sportvereine
Migrantische Selbstorganisationen
Kitas in Elterninitiative
Schulfördervereine
Selbsthilfegruppen
Nachbarschaftshilfen und soziale Dienste
Inklusive Organisationen
Bürgerinitiativen und Fördervereine

Pakete

Vier Stufen

Enthalten sind Einrichtung, Anpassung an euren Verein, Schulung und zwei Korrekturrunden. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG weise ich keine Umsatzsteuer aus — der genannte Preis ist der Endpreis.

Basis

ab 3.200 €

Der Einstieg

Website
Dashboard
Veranstaltungskalender
Schulung und Dokumentation

Standard

ab 3.800 €

Alles aus Basis, plus:

Newsletter
Mailinglisten für Gruppen

Komplett

ab 4.600 €

Alles aus Standard, plus:

Community-Plattform
Geschützter Mitgliederbereich

Komplett + Cloud

ab 5.400 €

Alles aus Komplett, plus Cloud —
bei eigenem Server zzgl. Hardware

Cloud einrichten, wahlweise gehostet oder im Vereinsheim
Ordner- und Rechtestruktur
Umzug vorhandener Dateien

Wie der Preis zustande kommt

Die genannten Beträge sind Ausgangspreise, keine Pauschalen. Was euer Verein zahlt, hängt davon ab, wie umfangreich die Website wird — und das lässt sich vor dem ersten Gespräch nicht seriös schätzen.

Nach dem Erstgespräch bekommt ihr ein schriftliches Angebot. Darin steht ein Preis und daneben, für welchen Umfang er gilt
Zum Umfang gehören der Seitenbestand, der Umfang der Schulung und zwei Korrekturrunden — konkret benannt, nicht ungefähr
Eine Runde heißt: Ihr seht den Stand, sammelt eure Rückmeldungen und schickt sie gebündelt. Einzelne Zurufe über Wochen verteilt sind keine Runde
Was darüber hinausgeht, rechne ich nach Stundensatz ab. Ich sage vorher, dass es darüber hinausgeht, und frage nach — es steht nie überraschend auf der Rechnung
Fällt weniger Arbeit an als geschätzt, gebe ich das weiter
Das Nutzungsrecht am System ist im Paketpreis enthalten — gemeinnützige Organisationen zahlen dafür nichts extra

Damit habt ihr eine belastbare Zahl für den Förderantrag und die Mitgliederversammlung, und ich muss nicht ins Blaue kalkulieren. Das ist die Aufteilung, mit der beide Seiten planen können.

Finanzierung

Viele Vereine zahlen das nicht aus der eigenen Kasse

Digitalisierungsvorhaben sind förderfähig. Die Paketpreise sind bewusst so kalkuliert, dass sie in gängige Förderrahmen passen. Bei der Antragsformulierung helfe ich gern mit — das Referenzprojekt in Freiburg wurde auf diesem Weg finanziert.

Welches Programm für euren Verein in Frage kommt, hängt von Bundesland, Rechtsform und Vorhaben ab. Förderprogramme ändern sich laufend; ich schaue mir den aktuellen Stand gern gemeinsam mit euch an.

Aufbaumodul

Mehrsprachig — auch von rechts nach links

Viele Organisationen erreichen ihre eigenen Mitglieder auf Deutsch nur zur Hälfte. Eine zweite oder dritte Sprachfassung ändert daran mehr als jede Umgestaltung der Startseite.

Sprachfassungen

Jede Sprache bekommt eigene Adressen, sodass Suchmaschinen und geteilte Links in der richtigen Fassung landen. Ein Umschalter im Kopf der Seite wechselt zwischen den Sprachen, ohne die Seite zu verlieren.

Eigene Adresse pro Sprache statt Übersetzung per Knopfdruck
Korrekte Sprachauszeichnung, damit Screenreader richtig vorlesen
Der Kalender und die Verteiler funktionieren in jeder Fassung
Das Admin-Panel pflegt alle Sprachen an einer Stelle

Rechts-nach-links (Arabisch, Farsi)

Kein gespiegelter Notbehelf, sondern ein Layout, das für diese Leserichtung gebaut ist: Navigation, Ränder, Listen und Formulare wechseln vollständig die Seite, Telefonnummern und Zahlen bleiben korrekt herum.

Passende arabische Schrift mit richtigen Ligaturen
Größerer Zeilenabstand, weil arabische Schrift mehr Raum braucht
Gemischte Absätze aus arabischem und lateinischem Text bleiben lesbar

Warum das im Förderantrag hilft

Mehrsprachigkeit und Barrierefreiheit sind in fast jedem Digitalisierungsprogramm eigene Bewertungskriterien. Eine Website, die Mitglieder in ihrer Erstsprache erreicht, ist leichter zu begründen als eine, die nur neuer aussieht als die vorherige.

Was es kostet

Der Aufpreis richtet sich nach der Anzahl der Sprachen und dem Umfang der Website und wird im Angebot mit dem zugehörigen Umfang ausgewiesen.

Die Übersetzungen selbst kommen von euch — mehr dazu unter „Was ihr beisteuert".

Danach

Was jährlich anfällt

Der entscheidende Punkt: Für die Software selbst zahlt ihr nichts — weder einmalig noch laufend.

Ohne Zusatzoptionen

Hosting: ca. 8 € / Monat
Domain: ca. 12 € / Jahr
Software und Lizenzen: 0 €
Zusammen: ca. 110 € / Jahr

Mit allen Optionen

Hosting und Domain: ca. 110 € / Jahr
Backup und Zusatzmodule: bis ca. 95 € / Jahr
Zusammen: ca. 135–170 € / Jahr

Zwei Wege zur eigenen Cloud

Nextcloud auf dem Webspace

keine zusätzlichen Kosten

Nextcloud wird auf demselben Hosting-Paket installiert, auf dem auch die Website liegt. Für kleinere Datenmengen — Protokolle, Dokumente, ausgewählte Fotos — ist das der pragmatische Weg.

Keine Anschaffung, keine Extra-Gebühr
Server steht in Deutschland
Platz begrenzt durch den Webspace des Pakets
Updates müssen von Hand angestoßen werden

Nicht geeignet für Videoschnitt-Archive, große Fotobestände oder Videotelefonie — dafür ist Nextcloud nicht geeignet.

Eigener Server im Vereinsheim

einmalig ab ca. 350 €, zzgl. Strom

Ein Speichergerät in euren Räumen. Sinnvoll, sobald es um größere Mengen an Fotos und Videos geht oder um Daten, die den Verein nicht verlassen sollen.

Deutlich mehr Platz, erweiterbar
Die Daten liegen physisch bei euch
Braucht einen festen Platz und eine ordentliche Internetleitung
Updates laufen weitgehend automatisch

Wenn ihr die Cloud auf dem Webspace nutzt, empfehle ich einen Tarif mit automatischer Datensicherung — das sind etwa zwei Euro mehr im Monat und im Ernstfall der Unterschied zwischen Ärger und Datenverlust.

Wo die Website liegt

Der Hosting-Vertrag läuft immer auf den Verein, nicht auf mich — Rechnung, Zugangsdaten und Domain gehören euch. Die Einrichtung übernehme ich vollständig. Auf Wunsch behalte ich einen Zugang, um eingreifen zu können; der ist jederzeit widerrufbar und braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Ich betreibe selbst keinen Server für Kundenseiten. Läge eure Website auf meinem Vertrag, wäre der Verein von mir abhängig — genau das soll dieses Paket verhindern.

Betreuungsvertrag — freiwillig

Wenn ihr wollt, übernehme ich die technische Betreuung: zwei Durchsichten pro Jahr, E-Mail-Support und kleinere Anpassungen bis zu zwei Stunden pro Quartal. Ab 480 € im Jahr (40 € im Monat).

Das ist ausdrücklich kein Pflichtbaustein. Das Paket ist darauf ausgelegt, dass euer Verein ohne mich auskommt — genau das ist der Sinn der Sache.

Offen gesagt

Was Pflege braucht — und was nicht

„Wartungsfrei" wird in dieser Branche gern behauptet und selten eingehalten. Deshalb hier vorab und ungeschönt, welcher Teil des Pakets wirklich ohne Eingriff läuft und welcher nicht.

Läuft jahrelang ohne Eingriff

Website und Admin-Panel
Veranstaltungskalender
Newsletter und Mailinglisten

Hier läuft keine fremde Software, die aktualisiert werden müsste. Der Newsletter nutzt zwar eine Datenbanktabelle für die Einwilligungen, aber keine Anwendung eines Drittanbieters — es gibt schlicht niemanden, der Updates herausgibt.

Braucht ein paarmal im Jahr Aufmerksamkeit

Community-Plattform
Die eigene Cloud — auf beiden Wegen

Beides ist ausgewachsene Software mit eigener Datenbank und regelmäßigen Sicherheitsupdates. Bei Nextcloud auf dem Webspace müssen die Updates von Hand angestoßen werden; der Hoster übernimmt das nicht. Dabei werden bestimmte Einstellungen überschrieben und müssen anschließend erneut gesetzt werden — machbar nach Anleitung, aber es ist eine Aufgabe, die jemand übernehmen muss.

Dafür gibt es den Betreuungsvertrag. Oder jemand bei euch übernimmt es — ich zeige, wie es geht, und dokumentiere es schriftlich.

Deshalb sind genau diese beiden Bausteine optional. Ein Verein, der Website, Termine und Newsletter braucht, hat nach der Übergabe tatsächlich nichts mehr zu tun. Wer mehr will, soll vorher wissen, was das bedeutet.

Zur Datenbank, damit es keine Missverständnisse gibt

„Keine Datenbank" gilt für Website, Kalender und Admin-Panel — dort liegen alle Inhalte als Textdateien. Bei den übrigen Bausteinen ist es differenzierter:

Website, Kalender, Admin-Panel: keine Datenbank
Newsletter und Verteiler: eine Tabelle, keine Fremdsoftware
Community-Plattform: eigene Datenbank und Anwendung
Cloud: eigene Datenbank und Anwendung

Beim Newsletter gibt es eine Datenbanktabelle, aber keine fremde Software: Sie hält nur fest, wer wann und worin eingewilligt hat — was die DSGVO verlangt. Gelesen wird sie von eigenen Skripten, es gibt also niemanden, dessen Updates eingespielt werden müssten.

Entscheidend ist außerdem, dass all diese Datenbanken getrennt von der Website laufen. Bei einer WordPress-Seite hängt die öffentliche Seite an der Datenbank — fällt sie aus, ist die Seite weiß. Hier kann die Cloud stillstehen, und eure Website läuft weiter, weil sie nichts von ihr braucht. Ein Problem in einem Zusatzbaustein legt nie euren Auftritt lahm.

Die Technikseite erklärt, warum das so ist — für IT-Beauftragte und Fördermittelgeber.

Ablauf

Wie ein Projekt abläuft

Erstgespräch Wir klären, was euer Verein braucht und was nicht. Kostenlos und unverbindlich, telefonisch oder vor Ort.
Schriftliches Angebot Ihr bekommt ein schriftliches Angebot: ein Preis, und daneben der Umfang, für den er gilt. Geeignet zur Vorlage bei Mitgliederversammlung oder Fördermittelgeber.
Fördermittel klären (wenn gewünscht) Ich helfe bei der Formulierung des Antrags und liefere die technischen Angaben zu.
Einrichtung Hosting, Website, Verteiler. Parallel stellt ihr die Inhalte zusammen — ihr bekommt dafür eine Vorlage, damit klar ist, was gebraucht wird. Ihr seht früh eine Vorschauversion und könnt Änderungen einbringen.
Schulung Gemeinsamer Termin mit allen, die künftig Inhalte pflegen. Danach die schriftliche Anleitung.
Übergabe Alle Zugänge, Passwörter und Verträge gehen an den Verein. Es bleibt nichts auf meinen Namen registriert.

Arbeitsteilung

Was ihr beisteuert

Die Technik ist mein Teil. Die Inhalte sind euer Teil — und das ist der Posten, der über den Zeitplan entscheidet. Deshalb steht er hier vorne und nicht im Kleingedruckten.

Texte

Wer ihr seid, was ihr macht, wie man mitmacht. In eigenen Worten — ihr kennt euren Verein, ich nicht.

Ich sage euch vorher, welche Seiten es gibt und wie viel Text jede braucht. Eine leere Vorlage abzuarbeiten ist deutlich leichter, als vor einem weißen Blatt zu sitzen. Wenn ihr Material habt, aber am Zusammenstellen hängen bleibt, kann ich das gegen Aufwand redaktionell gerade ziehen.

Bilder

Fotos von Veranstaltungen, Proben, Räumen, dem Vorstand. Möglichst groß und unbearbeitet, die Zuschnitte mache ich.

Wichtig: Bei Fotos, auf denen Menschen erkennbar sind, braucht es deren Einverständnis für die Veröffentlichung. Das kann ich nicht für euch einholen — aber ich sage euch, worauf zu achten ist.

Übersetzungen

Wenn die Website mehrsprachig wird: die fertigen Texte in jeder Sprache. Meist übernimmt das jemand aus der Mitgliedschaft.

Eine zuständige Person

Jemand im Verein, der Rückfragen beantwortet und Entscheidungen trifft. Nicht unbedingt technisch — aber erreichbar.

Der häufigste Grund für Verzögerungen ist nicht fehlende Zeit, sondern dass niemand sich zuständig fühlt.

Dazu kommen vorhandene Zugänge, falls es sie gibt: Domain, bisheriges Hosting, Logo als Datei, Vereinsfarben. Was fehlt, ist kein Hindernis — wir arbeiten dann mit dem, was da ist.

Häufige Fragen

Was Vorstände meistens fragen

Was passiert, wenn du mal nicht mehr erreichbar bist?

Dann läuft die Website weiter. Genau darauf ist das Paket ausgelegt: Es gibt keine Software, die aktualisiert werden müsste, und keine Zugänge, die bei mir liegen. Alle Dateien liegen bei eurem Hoster, alle Passwörter beim Verein. Jede Person mit HTML-Kenntnissen kann daran weiterarbeiten — es sind ganz normale Dateien, keine Spezialtechnik.

Können wir die Website später erweitern?

Ja. Neue Seiten oder Funktionen lassen sich jederzeit ergänzen — entweder von mir zum Stundensatz oder von jemand anderem. Ihr seid an niemanden gebunden.

Wie lange dauert die Umsetzung?

Die Einrichtung selbst dauert zwei bis vier Wochen. Was den Zeitplan tatsächlich bestimmt, ist die Zulieferung aus dem Verein — Texte und Bilder sind erfahrungsgemäß der längere Teil. Einen verbindlichen Rahmen nenne ich euch im Angebot.

Wir haben schon eine Website. Kannst du die übernehmen?

Bestehende Inhalte lassen sich übernehmen. Ob es sinnvoll ist, die alte technische Basis weiterzuführen oder neu aufzusetzen, sehe ich mir gern an — das gehört zum Erstgespräch.

Arbeitest du auch außerhalb von Freiburg?

Ja. Die Einrichtung läuft ohnehin überwiegend am Rechner. Die Schulung ist online möglich, im Umkreis von Freiburg komme ich gern persönlich vorbei.

Eine Ausnahme gibt es: Netzwerk, Server und Hardware richte ich nur vor Ort ein, im Umkreis von rund 50 Kilometern. Das betrifft die eigene Cloud auf einem Server im Vereinsheim — die Variante auf dem Webspace funktioniert überall.

Erstgespräch vereinbaren

Schreibt mir, wie groß euer Verein ist und was ihr euch vorstellt. Ihr bekommt eine ehrliche Einschätzung — auch dann, wenn das Paket nicht passt.

Anfrage schreiben kontakt@hammer-it-freiburg.de